La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas, y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidos interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre sí, tales como:
Alcance, tiempo, costo y calidad.
Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas.
Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas).
El término administración de proyectos es a veces usado para describir una aproximación organizacional a la administración de operaciones sucesivas. Esta aproximación, más propiamente llamada administración por proyectos, trata muchos aspectos de operaciones sucesivas como proyectos para poder aplicar la administración de proyectos a ellas. Aunque un entendimiento de la administración de proyectos es obviamente crítica para una organización que esta administrando por proyectos, una discusión detallada de esta aproximación esta fuera del alcance de este documento.
La elaboración progresiva de las características de un producto debe ser cuidadosamente coordinada en concordancia con una apropiada definición del alcance del proyecto, particularmente si el proyecto es desarrollado bajo un contrato. Cuando definida propiamente, el alcance del proyecto - el trabajo a realizar - deberá mantenerse constante aún en la luz del cambio las características del producto que sea progresivamente elaborado
Proyecto
Un proyecto es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.
La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto
Proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.
Las Actividades son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.
Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.
Los Recursos son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo.
El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.
En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.
Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:
n Cada proyecto es una iniciativa única.
n Cada proyecto tiene un comienzo y una culminación determinados.
n El proyecto se implementa para generar servicios y bienes concretos.
n Su ejecución supone la materialización de unos objetivos específicos.
Importancia del Proyecto
Este proyecto representa la necesidad que tiene una empresa de mantenerse continuamente cambiando antes los retos que trae mantenerse como el líder en un mundo globalizado y competitivo. Por esto la organización busca evolucionar y ante la necesidad de fortalecer cada pieza clave dentro de la organización ha surgido este proyecto.
Las metas de la organización son mantenerse en Latinoamérica y gozar de las ventajas e incentivos que le ofrece la región. Básicamente la empresa matriz desea abaratar los costos de sus productos sin afectar la calidad. La fábrica local desea probarle a la empresa matriz que está preparada para el manejo del reto que trae la manufactura de los productos a un menor costo. Es su deseo mantener la cantidad de productos que manufacturan y lograr la adición o substitución de productos en los siguientes años.
Con el sistema la compañía se propone lograr las siguientes metas u objetivos:
Añadir flexibilidad al proceso de preparación del Plan Diario de Producción.
Implementar controles para aumentar la confiabilidad en el proceso.
Lograr la ejecución exitosa del plan de reducción de costos.
Crear un ambiente más cómodo y menos propenso a errores.
Aumentar la productividad de los empleados descargándolos de tareas manuales y repetitivas.
Acceso a información detallada de forma eficiente y rápida. Tanto para los usuarios como para la gerencia
Poner en práctica la iniciativa de cero inventario de productos terminados.
Tipos de Proyecto
n Basándose en el contenido del proyecto
¡ Proyectos de construcción
¡ Proyectos de Informática
¡ Proyectos de desarrollo de productos
¡ Proyectos de desarrollo de organización
¡ Proyectos Logísticos
¡ Proyectos de Marketing
¡ Proyectos Comunitarios
¡ Proyectos culturales
n Basándose en la organización participante
¡ Proyectos Internos
¡ Proyectos de departamento
¡ Proyectos de unidades cruzadas
¡ Proyectos externos (de imagen corporativa)
n Basándose en la complejidad
¡ Proyectos Simples
¡ Proyectos complejos
¡ Programas
¡ Mega proyectos
Proyecto informático
Es un sistema de cursos de acción simultánea y/o secuencial que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistema de información.
El inicio de un proyecto informático generalmente está dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Información abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Información según sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos.
Proyecto Social
Son iniciativas planificadas que atienden a necesidades colectivas específicas de una o varias comunidades correspondientes a un territorio, que surgen de la participación protagónica de éstas y que contribuyen a elevar la calidad de vida de los grupos destinatarios y a la concreción de políticas de desarrollo local.
Los proyectos sociales son instrumentos con los que cuentan el Estado y las comunidades organizadas para participar y ejercer un papel protagónico en las políticas públicas.
Permiten canalizar recursos en atención a necesidades colectivas.
Los beneficiarios pueden intervenir y ejercer su poder de decisión en la gestión del proyecto.
Las instituciones públicas tienen la obligación de darle curso a los proyectos presentados por las comunidades.
El proyecto debe reunir cinco aspectos:
a) Concretos: de una manera clara e inequívoca.b) Realista: con que recursos contamos y lo que podemos lograr.c) Armonizados: es preciso que reine un acuerdo del designio de proyecto.d) Cuantificable: conducir un proyecto con éxito hasta su conclusión implica lanecesidad de medir o cuantificar lo que esa conclusión supone.e) Sincronizados: fijar un marco de tiempo apropiado al designio.
Objetivos del proyecto.- Los objetivos son principios rectores que orientan esfuerzos de los miembros el equipo, en la medida en que cada uno contribuyen al designio de proyecto.
Problemas en la definición de objetivos.
-Enfoques demasiados estrechos: Los objetivos por si solos no son suficientes; hay que considerar lo que tiende a ocurrir cuando el personal del proyecto se pone a trabajar en sus objetivos. Al hacer éstos su punto de mira, un día tras otro, es fácil que se pierdan de vista el resultado final o designio del proyecto.
-Los sistemas de recompensas: En muchas organizaciones los sistemas de recompensas tienden a desintegrar los equipos de trabajo. En vez de promover la colaboración en orden a la satisfacción del designio, introducen la competitividad entre grupos y cada uno de éstos se dedican a perseguir sus propios objetivos, y tradicionalmenteel sistema de recompensas se fija en el grado de realización de sus objetivos por parte de cada grupo funcional, y no en el grado de cumplimiento del designio global.
-Responsabilidad sin autoridad suficiente: Muchas veces los directores de proyectos tienen responsabilidad pero carecen de autoridad. Para que el planeamiento del jefe proyecto tenga éxito, será preciso que cada grupo funcional de los que afectan a dicho éxito esté de acuerdo en colaborar, y en coordinar esfuerzos de manera que ningún empleadoreciba órdenes de hacer dos cosas diferentes al mismo tiempo.
No basta con tener un designio y unos objetivos; es preciso fijar punto control y actividades para que el proyecto se encamine hacia el cumplimiento de los objetivos y satisfacción del designio Los puntos de control: la utilidad de los puntos de control en la carrera hacia la línea de meta del proyecto; sirven para medir como avanzamos en la trayectoria. Cabe distinguir, asimismo entre controles a largo plazo y controles a corto plazo.
Como elaborar un proyecto
I.- El Problema.
Título descriptivo del proyecto.
Formulación del problema.
Objetivos de la investigación.
Justificación.
Limitaciones
II.-Marco de Referencia.
Fundamentos teóricos.
Antecedentes del problema.
Elaboración de Hipótesis.
Identificación de las variables.
III.-Metodología.
Diseño de técnicas de recolección de información.
Población y muestra.
Técnicas de análisis.
Indice analítico tentativo del proyecto.
Guía de trabajo de campo.
IV.-Aspectos Administrativos.
Recursos humanos.
Presupuesto.
Cronograma.
V.- Bibliografía.
I.- El Problema.
Lo primero que nos interesa es conocer, saber, lo que será investigado: Por qué, para qué, cual es el valor o la importancia del hecho o fenómeno a investigar. Si la investigación a realizar tiene criterios de prioridad, novedad, oportunidad, conformismo o comportamiento.
Título Descriptivo del Proyecto.
El título de la investigación a realizar, debe ser claro, preciso y completo. Está destinado a indicar dónde, qué, cómo y cuándo, en forma clara y sucinta indica el lugar a que se refieren los datos, el fenómeno que se presenta, las variables que sé interrelacionan, y la fecha a que se refiere la información.
B. Formulación del Problema.
¿Qué entendemos por formular un problema? Partamos del siguiente criterio: formular un problema es caracterizarlo, definirlo, enmarcarlo teóricamente, sugerir propuestas de solución para ser demostradas, establecer unas fuentes de información y unos métodos para recoger y procesar dicha información. La caracterización o definición del problema nos conduce otorgarle un título, en el cual de la manera más clara y denotativa indiquemos los elementos que le son esenciales.
La formulación del problema, es la estructuración de toda la investigación, de tal forma que uno de sus componentes resulte parte de un todo y que ese todo forme un cuerpo que tenga lógica de investigación. Se debe por lo tanto, sintetizar la cuestión proyectada para investigar, generalmente a través de un interrogante.
En primer lugar, deberá revisarse si el problema es susceptible de resolverse mediante una investigación. Puede inquirirse sobre la significación del problema, es decir, si su solución representa una aportación importante al campo de estudios y si puede abrir nuevos caminos. Se aconseja además preguntarse: ¿Es un problema nuevo o ya existen trabajos sobre él? En este caso, ¿las soluciones son pertinentes? ¿Esta adecuadamente planteado el problema? ¿Cuáles hipótesis se pretenden confirmar? ¿Los términos están suficientemente definidos? ¿ Vale la pena emplear tiempo y esfuerzo en su solución, aunque esta sea provisional?
C.- Objetivos de la Investigación.
Presupone el logro esperado para las respuestas expresadas en la hipótesis. Es el propósito de la investigación. Responde a la pregunta: ¿Para Qué?, ¿Qué se busca con la investigación?. Un objetivo debe redactarse con verbos en infinitivo que se puedan evaluar, verificar, refutar en un momento dado. Existen seis categorías: Memoria, comprensión, aplicación, análisis, síntesis y evaluación. Es pertinente redactar uno de cada categoría pero siempre relacionado con lo que se busca demostrar en la investigación.
Justificación-
Una vez que se ha seleccionado el tema de investigación, definido por el planteamiento del problema y establecidos los objetivos, se debe indicar las motivaciones que llevan al investigador a desarrollar el proyecto. Para ello se debe responder a la pregunta de: ¿Por Qué se Investiga?
Limitaciones-
Es pertinente dar al problema una formulación lógica, adecuada, precisar sus límites, su alcance, para ello es necesario tener en cuenta los siguientes factores:
Viabilidad: lo importante es que el investigador debe verificar la posibilidad de conseguir fuentes de datos para el desarrollo de su estudio, ya sean del grado primario o secundario.
Lugar o espacio donde se llevará a cabo la investigación.
Tiempo, si el asignado me da la cobertura del estudio o debo disponer de uno en caso de imprevistos.
Financiación, si voy a implementar algo que cantidad de dinero dispongo para ello o si solo será un estudio de factibilidad.
Marco de Referencia
Es importante señalar en el proyecto la estrecha relación entre teoría, el proceso de investigación y la realidad, el entorno. La investigación puede iniciar una teoría nueva, reformar una existente o simplemente definir con más claridad, conceptos o variables ya existentes.
Fundamentos Teóricos.
Es lo mismo que el marco de referencia, donde se condensara todo lo pertinente a la literatura que se tiene sobre el tema a investigar. Debe ser una búsqueda detallada y concreta donde el tema y la temática del objeto a investigar tenga un soporte teórico, que se pueda debatir, ampliar, conceptualizar y concluir. Ninguna investigación debe privarse de un fundamento o marco teórico o de referencia.
Es necesario que el grupo de trabajo conozca y maneje todos los niveles teóricos de su trabajo, para evitar repetir hipótesis o planteamientos ya trabajados. La reseña de este aparte del proyecto se debe dejar bien claro para indicar que teórico(s) es el que va a servir de pauta en su investigación.
Estos fundamentos teóricos van a permitir presentar una serie de conceptos, que constituyen un cuerpo unitario y no simplemente un conjunto arbitrario de definiciones, por medio del cual se sistematizan, clasifican y relacionan entre sí los fenómenos particulares estudiados.
Antecedentes del Tema.
En este aspecto entrara en juego la capacidad investigadora del grupo de trabajo, aquí se condensará todo lo relacionado a lo que se ha escrito e investigado sobre el objeto de investigación. Hay que diferenciar entre teóricos consultados y antecedentes del problema, ya que a veces confundimos los dos aspectos. El primero – los teóricos- son los planteamientos escritos sobre el tema que va tratar en su objeto de investigación, y los antecedentes del problema, son las investigaciones que se han hecho sobre el objeto de investigación y te pueden servir para ampliar o continuar su objeto de investigación, en algunos casos servirá para negar su objeto de investigación cuando esto suceda se entra e elaborar postulados que más tarde entraran a formar el campo de las investigaciones negativas, sector aún sin explotar a fondo, porque en la mayoría de los trabajos de investigación nos limitamos a ampliar sobre conceptos trabajados o a plantear nuevos postulados pero siempre con alta carga de complemento sobre lo investigado. Es hora de que se inicie un proceso de negación a muchas investigaciones que están en los anaqueles de las bibliotecas de las diferentes universidades del país sin haber aportado nada a la construcción del conocimiento en cualquiera de sus modalidades.
Es oportuno recordar que la citación de los antecedentes se pueden elaborar con base en fechas y/o cronogramas de otros proyectos realizados, pero es indispensable citar la fuente de consulta.
Elaboración de Hipótesis.
Es una proposición de carácter afirmativo enunciada para responder tentativamente a un problema. Se plantea con el fin de explicar hechos o fenómenos que caracterizan o identifican al objeto de conocimiento.
Hipótesis de primer grado: describe hechos o situaciones del objeto de conocimiento, los cuales aunque son conocidos por el saber popular, pueden ser sometidos a comprobación.
Hipótesis de segundo grado: establecen una relación causa – efecto (sí X entonces Y). Esta afirmación se demuestra y verifica por su vinculación con un modelo teórico.
Hipótesis de tercer grado: se afirma la presencia de relaciones existentes entre variables complejas. Sugiere explicaciones entre fenómenos de mayor extensión.
Hipótesis nula: aquella por la cual indicamos que la información a obtener en contraria a la hipótesis de trabajo.
Identificación de las Variables.
Toda hipótesis constituye, un juicio, o sea una afirmación o una negación de algo. Sin embargo, es un juicio de carácter especial. Es realmente un juicio científico, técnico o ideológico, en cuanto a su origen o esencia. Siendo así, toda hipótesis lleva implícita un valor, un significado, una solución específica al problema. Esta es la variable, o sea el valor que le damos a la hipótesis. La variable viene a ser el contenido de solución que le damos al problema de investigación.
Variable independiente: El valor de verdad que se le da a una hipótesis en relación con la causa, se denomina variable independiente.
Variable dependiente: Denominamos de esta manera a las hipótesis cuando su valor de verdad hace referencia no ya a la causa, sino al efecto.
Variable interviniente: Será aquella cuyo contenido se refiere a un factor que ya no es causa, tampoco efecto, pero sí modifica las condiciones del problema investigado.
Metodología
A.- Diseño y técnicas de recolección de información.
Aquí debe condensar toda la información relacionada con el cómo va a realizar su trabajo objeto de estudio, que parámetros van a utilizar si se apoyará en datos estadísticos, que evaluara de toda la información.
Se debe citar la fuente al igual que las personas que van a proporcionar los datos, recuerde mencionarlos aquí y en forma especial y detallada en los recursos ya sean humanos o institucionales.
B.- Población y muestra.
Población o universo es cualquiera conjunto de unidades o elementos como personas, fincas, municipios, empresas, etc, claramente definidos para el que se calculan las estimaciones o se busca la información. Deben estar definidos las unidades, su contenido y extensión.
Cuando es imposible obtener datos de todo el universo es conveniente extraer una muestra, subconjunto del universo, que sea representativa. En el proyecto se debe especificar el tamaño y tipo de muestreo a utilizar: estratificado, simple al azar, de conglomerado, proporcional, polietápico, sistemático, etc.
C.- Técnicas de análisis.
Para poder definir las técnicas de análisis, se debe elaborar, con base en las hipótesis generales y de trabajo, un plan o proyecto tentativo de las diferentes correlaciones, especificando:
Sistema de codificación y tabulación.
Serán las técnicas estadísticas para evaluar la calidad de los datos. Comprobar las hipótesis u obtener conclusiones.
D.- Índice analítico tentativo del proyecto.
Es aconsejable elaborar un índice analítico tentativo que de una visión general de las partes o capítulos que va a contener el trabajo a realizar.
E.- Guía de trabajo de campo.
En algunos proyectos de investigación es necesario presentar una guía de trabajo de campo, para su elaboración se pueden seguir los siguientes pasos:
o Estudio previo o sondeo.
o Diseño de la muestra.
o Preparación de los materiales de recolección de datos.
o Equipo de trabajo necesario: grabadoras, cámaras fotográficas, filmadoras, etc.
o Selección y entrenamiento de personal.
o Revista y prueba experimental de las etapas anteriores.
o Recolección de datos, ya sea primarios o secundarios.
o Elaboración del informe del trabajo de campo.
o Estimación del personal necesario y costos.
Aspectos Administrativos.
En ésta sección se debe ubicar los aspectos administrativos del proyecto, ésta etapa tiene una mayor importancia para aquellos proyectos que se presentan para obtener financiación, total o parcial.
A.- Recursos Humanos.
Relacionar las personas que participarán: asesores, equipo de recolección de datos, etc., especificando la calificación profesional y su función en la investigación.
B.- Presupuesto.
Se debe presentar un cuadro con los costos del proyecto indicando las diferentes fuentes, si existen, y discriminando la cuantía de cada sector e la investigación.
Presentar un cronograma financiero que cubra todo el desarrollo del proyecto.
C.- Cronograma.
Es un plan de trabajo o un plan de actividades, que muestra la duración del proceso investigativo. El tipo de Cronograma recomendado para presentar el plan de actividades que orienten un trabajo de investigación es el de GANTT. Las actividades aquí indicadas no son definitivas. La especificación de las actividades depende del tipo de estudio que se desea realizar.
CRONOGRAMA
ACTIVIDADES
TIEMPO
1. - ASESORIA METODOLOGICA
2. - PROPUESTA
3. - OBSERVACIONES
4. - DISEÑO DEL PROYECTO
5. - OBSERVACIONES
6. - PROYECTO
7. - OBSERVACIONES
8. - ENCUESTA
9. - CLASIFICACION DE MATERIAL
10. - TRATAMIENTO INFORMACIÓN
11. - ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
12. - REDACCIÓN
SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14.
Etapas de un Proyecto
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:
Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos
A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:
Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas. Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la importancia del perfil comercial en el apartado de oferta.
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:
Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.
Conclusión
La Integración del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios del proyecto están apropiadamente coordinados. Involucra hacer canjes entre los objetivos que compiten entre si y alternativas de manera que se puedan cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los partidos interesados. Mientras que todos los procesos administrativos del proyecto son integrativos hasta cierto punto.
Desarrollo del Plan del Proyecto es tomar los resultados de otros procesos de planeación y colocarlos en un solo documento consistente y coherente.
Ejecución del Plan del Proyecto es desarrollar el plan del proyecto al ejecutar las actividades incluidas.
Control de Cambios General es coordinar los cambios a través del proyecto.
Estos procesos interactúan entre ellos y con otros procesos de otras áreas de conocimiento, estos procesos pueden involucrar el esfuerzo de uno o más individuos o de grupos de individuos basados en las necesidades del proyecto. Cada procesos ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto.
Aunque los procesos presentados aquí se muestran como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica se pueden traslapar e interactuar en maneras que no se detallan aquí.
El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros procesos de planeación para crear un documento único consistente y coherente que puede ser usado para guiar tanto la ejecución del proyecto como el control de este. Estos procesos casi siempre se iteran varias veces.
Bibliografía
CARVAJAL, Lizardo. Metodología de la Investigación Científica. Curso general y Aplicado. 12º- Ed. Cali: F.A.I.D., 1998. 139 p.
COBO Bejarano, Héctor. Glosario de Metodología. 8ª. Ed. Cali: Impretec, 1998. 50 p.
Valor agregado:
Integrantes: Auxiliadora Mejías C.I.No.11.974.525
Maria Delgado C.I.No. 20.209.749
Nelson leal C.I.No.15.073.888
Lerry Alexander C.I.No.16.193.048
Libys Caraballo C.I.No.14.129.568
Bertha Arenas C.I.No. 13.290.414
Oswaldo Sanz C.I.No.10.181.161
Programa de Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI)
Objetivos:El programa GEPI es una intervención sistematizada orientada al desarrollo humano de aquellas personas que participan en el proceso de elaborar y supervisar investigaciones en ambientes académicos, tales como estudiantes, tesistas, profesores, investigadores, tutores, coordinadores y, en general, cualquier persona interesada en desarrollar un proyecto a largo plazo. Con el fin de incrementar la productividad en las tareas propias de la investigación y sus productos, además de promover el bienestar individual, organizacional y social. (Valarino, 1997). Este programa tiene como objetivo básico incrementar la productividad en la investigación a través del control e incremento de la conducta de investigación, el desarrollo de destrezas asociadas a esta labor, la producción de ideas creativas y la realización de presentaciones efectivas en ambientes académicos.
Características:El Programa GEPI supervisa el proceso de desempeño del investigador o participante en cuanto a su productividad, traducida en productos concluidos y tiempo invertido; además de promover el ambiente y las condiciones necesarias para el incremento de esta productividad y el desarrollo de las destrezas necesarias para optimar el proceso de investigación y, en general, el desarrollo de proyectos a largo plazo. Se trabaja en grupos durante un lapso de 12 a 17 semanas, manteniendo reuniones semanales con una duración de 3 horas cada una. Sin embargo, puede utilizarse también para la asesoría individual. Utiliza una diversidad de estrategias provenientes del enfoque conductual y del humanista, tales como: asesoría personal y grupal, autoayuda, planificación del tiempo y las tareas; supervisión estructurada, sistemática y presencial y, a través del correo electrónico.
Componentes:Los componentes del GEPI son básicamente siete: estructura, roles, convenios, tipo de supervisión, tareas, productos e incentivos.
Estructura:La estructura se define como la forma en la cual están organizados los roles y funciones dentro del programa. Puede tener varias modalidades, desde una simple, en la cual sólo se requiere de un coordinador o tutor entrenado en la aplicación del Programa y uno o varios participantes, hasta una compleja en la cual participan el coordinador del Programa, uno o varios gerentes de desempeño, tutores o lectores externos, estudiantes, profesores u otros profesionales.
Roles:Básicamente se definen tres roles, el coordinador de Programa, el gerente de desempeño y los participantes. Tanto el coordinador como el gerente de desempeño, están orientados principalmente a supervisar a los participantes en el desempeño de su conducta de investigar, controlar los síntomas del Síndrome TMI, planificar las tareas y productos de investigación, administrar incentivos en forma contingente a la presentación de los productos planificados, modelar las destrezas requeridas para optimar el proceso de investigación y la conducta de escribir y generar oportunidades de aprendizaje. (Valarino, 1999).
Convenios:Se establecen convenios o planes de trabajo semanales escritos y organizados de manera esquemática, en los cuales se especifica: nombre del participante, semana a la cual corresponde, productos a lograr durante la semana, actividades que se requieren para obtenerlos y tiempo estimado para ello. Posteriormente se registra el producto cumplido y el tiempo invertido. Se incluyen observaciones, las cuales pueden ser referentes a las dificultades confrontadas con alguna actividad particular, toma de conciencia de alguna fortaleza o limitación para la realización de las actividades propuestas, entre otras.
Al inicio de cada sesión, se le entregan a los participantes del grupo los convenios vacíos para que especifiquen sus compromisos para la semana siguiente, en términos de productos, actividades y tiempo, con el asesoramiento de la persona responsable del grupo y las sugerencias de sus compañeros. A la semana siguiente, los convenios son entregados con una copia de los respectivos productos.
Tipo de Supervisión:
La supervisión es presencial, ejercida por el coordinador y el gerente de desempeño durante el desarrollo de las sesiones semanales del grupo. Se analizan los resultados de los convenios establecidos por los participantes, ofreciéndoles información de retorno principalmente sobre el proceso de cumplimiento de los convenios y su nivel de desempeño. Adicionalmente, se ofrece asesoría en asuntos metodológicos, forma de presentación y estilo de la escritura.
TareasLas tareas son aquellas actividades que cada participante debe desarrollar durante la semana en el tiempo estimado para ello. Se realizan tareas repetitivas, aquellas que se desarrollan semanalmente o cada quince días, y no repetitivas, las que se realizan con baja frecuencia durante el taller (Valarino, 1997). Se asignan actividades comunes a todos los participantes y tareas particulares, según las características del trabajo que cada uno está desarrollando. Las tareas de mayor complejidad se subdividen en tareas más sencillas con alta probabilidad de ser cumplidas en el tiempo previsto. El número de horas dedicadas para la realización de las tareas aumenta en forma progresiva semanalmente, según el participante vaya logrando las metas planificadas.
Productos:Los productos son la evidencia observable del cumplimiento de las tareas planificadas y cumplidas. Todo producto reportado como cumplido, para ser aceptado como tal, debe acompañar el convenio respectivo.
El objetivo de especificar los productos en el convenio es que el participante identifique claramente, lo que debe lograr al final del lapso dedicado para realizar sus actividades planificadas; además le brinda la oportunidad de conocer previamente, los criterios a través de los cuales será evaluado en el cumplimiento de su convenio. Registrar el tiempo estimado para realizar las actividades planificadas así como el tiempo invertido para ejecutarlas, le suministra al participante, información que le permitirá planificar posteriormente, en forma más adecuada, el tiempo requerido para cumplir sus metas, en función de su ritmo personal de trabajo y de la naturaleza de las actividades que está realizando. (Valarino, 1997). Es decir, promueve el autoconocimiento en cuanto a sus destrezas para ejecutar proyectos a largo plazo, administrar y percibir el tiempo y autogerenciar su comportamiento.
Incentivos:Los incentivos son aquellos elementos que son suministrados a los participantes de manera contingente a los productos presentados. Desde el inicio del grupo se acuerda con los participantes, el tipo de incentivos que serán utilizados. Para que sean efectivos deben ser significativos para los participantes, estar claramente definidos, contingentes a las conductas ejecutadas semanalmente, administrados una vez que los productos han sido presentados, seguros y justos (Valarino, 1997).
Aplicaciones del Programa de Gerencia de Proyectos de Investigación:
El Programa GEPI ha tenido hasta el momento, tres aplicaciones dirigidas a diferentes objetivos y poblaciones (ver Figura 1):
Sistema de Supervisión de Proyectos de Investigación (SUPI): dirigido a estudiantes de postgrado que están desarrollando una tesis de grado o un programa para una especialización. Inicialmente se aplicó dentro del postgrado de psicología y posteriormente fue extendido a otros postgrados tales como Ingeniería de Yacimientos, Gerencia en Telecomunicaciones, Gerencia de Auditoria de Estado e Ingeniería Mecánica. Este Sistema fue una derivación del Sistema Conductual de Supervisión de Tesis, el cual se enriqueció incorporando elementos provenientes de la psicología humanista.
Una de sus características diferenciales es que los grupos son homogéneos, tomando en consideración la etapa de la investigación en la cual se encuentran los estudiantes: generación, ejecución y escritura. Su estructura puede tener varias modalidades, desde una simple hasta una compleja. Con una estructura simple se requiere un tutor entrenado en el sistema de supervisión de trabajos de grado y un estudiante o grupo reducido de éstos. Durante cada sesión se imparten conocimientos sobre metodología; se revisa el contenido de la investigación y se atiende el proceso de elaboración del trabajo de investigación. Se imparte como una asignatura obligatoria del pensum académico; se administra una nota que define la aprobación o no de la asignatura; la asistencia es obligatoria y se establecen convenios semanales.
Cuando se dispone de un coordinador y un gerente del desempeño entrenados en el sistema de supervisión y cada estudiante tiene asignado su tutor, se enfatiza más en el proceso, incrementándose la productividad del grupo y distribuyéndose mejor el tiempo. Sistema de Apoyo al Personal Académico (SIAPAC): dirigido a profesores universitarios que están desarrollando un trabajo de investigación: tesis, trabajo de ascenso, publicación o proyecto de investigación en cualquier área del conocimiento. Se asesoran simultáneamente proyectos en diferentes etapas de investigación. Su estructura incluye un coordinador y un gerente del desempeño entrenados en el sistema de supervisión, se sugiere a cada participante contar con un lector externo experto en el contenido del trabajo.
También se establecen convenios semanales y se supervisa principalmente el desempeño del participante en el proceso de elaboración de la investigación, más que en el contenido del trabajo. Pero, a diferencia del anterior, la asistencia es voluntaria y se asesoran grupos heterogéneos en cuanto a la etapa de investigación en la cual se encuentran sus proyectos.
Gerencia del Cambio Personal y Organizacional (GECAPO): dirigido a gerentes y profesionales de diversas áreas del conocimiento, que están interesados en desarrollar y gerenciar proyectos personales y laborales a largo plazo. Se ha impartido principalmente como una asignatura electiva del pensum académico, además de la modalidad de taller de fin de semana. Al igual que en el SUPI se administra una nota si es requerido para la aprobación o no de la asignatura, la asistencia es obligatoria y se establecen convenios semanales. En esta modalidad se imparten conocimientos sobre el cambio personal y organizacional; se asesora a los participantes en el proceso de elaboración del proyecto seleccionado. Al igual que en el SIAPAC, se asesoran simultáneamente proyectos de diferente naturaleza y objetivos en el mismo grupo.
Metodología:
Unidad de estudio
Se seleccionó una muestra intencional de 8 profesores a dedicación integral de la USB, los cuales deseaban recibir asesoramiento para elaborar alguna de las siguientes alternativas: trabajo de ascenso, proyecto de investigación o artículo científico. El grupo quedó conformado por cinco profesores contratados y tres ordinarios, del área de las Ciencias Sociales.
Programa SIAPAC (Sistema de Apoyo al Personal Académico)Se utilizó un paquete de intervención para la asesoría de investigaciones, con una duración máxima de 17 semanas (entre enero y mayo de 1997), estructurado en una sesión semanal de dos horas y media cada una. El número de sesiones de permanencia de los participantes en el taller dependió del cumplimiento de la meta que cada uno de ellos estableció desde el inicio. Cada sesión se dividió en tres partes, que se pueden resumir como supervisión, información de retorno y planificación individual en el contexto de grupo. La dirección de las sesiones estuvo a cargo de dos Gerentes de Comportamiento. El convenio semanal (Hoja de Registro Semanal) a ser cumplido por el participante, especificaba productos planificados y cumplidos, actividades planificadas y realizadas, tiempo estimado e invertido y debía estar acompañado de los productos como pruebas del cumplimiento del convenio. Se utilizaron como incentivos cartas de reconocimiento al supervisor inmediato del participante en cuanto al avance en el trabajo monitoreado en el taller y sugerencias de descarga académica para el próximo trimestre en función de su rendimiento. Como castigo se empleó contar un chiste y ofrecer merienda para el grupo.
Productividad Los indicadores de productividad empleados fueron: porcentaje de objetivos de investigación cumplidos semanalmente en relación con el total de objetivos planificados, número de páginas escritas semanalmente, tiempo invertido semanalmente en el cumplimiento de objetivos y escritura de páginas, número de productos finales en función del producto planificado y número de páginas de los productos finales.
Instrumentos Cuestionario de Datos Personales y Académicos elaborado ad hoc, para la recolección de la información sobre los datos personales y académicos de los participantes.Hoja de Registro Semanal de Actividades, para obtener las medidas conductuales autoreportadas, respecto a las actividades y productos planificados, tiempo estimado para cumplirlos, productos logrados y el tiempo invertido.
Formato de Información de Retorno, empleado por el Gerente de desempeño para registrar semanalmente la información relativa al desempeño de los participantes, en función de la comparación entre lo planificado y lo cumplido. El formato contempla la información relativa a los productos asignados a cada participante, el tiempo estimado para lograrlos, el producto cumplido y el tiempo invertido; incluye también un apartado de observaciones en el cual se registran aspectos útiles para ofrecer la información de retorno a los participantes.
Procedimiento:Se detectó la necesidad de brindar apoyo a los profesores en proceso de elaboración sus proyectos de investigación, ya fuera para ascender al escalafón o solicitar su ingreso a éste, a través del análisis de los datos sobre el bajo porcentaje que ingresa al escalafón en el tiempo mínimo establecido (dos años) y el porcentaje de profesores atrasados en sus trabajos de ascenso (20%).
Se diseñó el programa SIAPAC para cubrir esta necesidad. El Coordinador del programa promovió su implementación a través de la División de Ciencias Sociales y Humanidades, ofreciéndoselo a los Jefes de los siete Departamentos de esta División. Seguidamente se entrevistaron a los aspirantes a fin de sondear su interés en el programa, situación académica en la universidad, horario disponible y se les explicaron las características generales del programa. Se seleccionaron a los profesores participantes y se aplicó el programa.
Los dos Gerentes de Comportamiento tuvieron a su cargo la administración del programa. Ambos se encargaron de la facilitación de las sesiones y el manejo de la información de retorno, para cada uno de los participantes.
En la primera semana se administró el Cuestionario de datos personales; los datos sobre la productividad de los participantes se recolectaron semanalmente a través de las Hojas de Registro Semanal de Actividades y los Formatos de Información de Retorno. Posterior a cada sesión se verificó la información recolectada y en caso de dudas, se clarificó con los participantes en la sesión siguiente.
4. Técnicas de análisis:
Los resultados se analizaron individualmente y por grupo. Los datos cuantitativos se obtuvieron calculando frecuencias, medias ponderadas y porcentajes para cada uno de los indicadores. Se utilizaron tablas y gráficos de desempeño. Se identificaron las tendencias generales a partir de estos datos.
Se analizaron también datos de tipo cualitativo, extraídos de las características del producto final obtenido por cada participante: elementos contenidos en el producto final, tipo de trabajo elaborado en relación con el tiempo invertido, etapa de investigación en la que se encontraba cada participante con relación al producto final obtenido.
ResultadosProductividad individual
Se analizó la productividad de cada uno de los participantes, en función de los indicadores especificados al inicio de la investigación. Así por ejemplo, el participante A1, quien inició el programa en Etapa de Escritura, obtuvo tres productos más de los planificados inicialmente, e invirtió un total de 68 horas con nueve minutos. Escribió tres artículos para optar a la publicación en revistas científicas del área. Sus productos finales escritos llegaron a un total de 44 páginas. Asistió al 88% de las sesiones programadas. Se observó bastante constancia en su productividad, ya que cumplió con el 100% de los objetivos planificados durante 14 de las 17 semanas del programa. Sin embargo, se observó una gran variación en el porcentaje de tiempo invertido semanalmente para cumplir los objetivos de investigación planificados, el cual osciló entre un 175% del tiempo estimado para cumplir los objetivos de investigación planificados y un 0%. Esto podría estar relacionado con dificultad para estimar el tiempo requerido para ejecutar las actividades planificadas.
En cuanto a la escritura de páginas, mantuvo una producción igual o mayor a 100% de páginas escritas en comparación con las planificadas, en 10 de las 17 semanas del programa. No se observó una tendencia regular a aumentar el tiempo invertido semanalmente a medida que aumentaba el número de páginas escritas.En el seguimiento realizado, se ratificó que los tres artículos escritos durante el taller, fueron aceptados en las revistas seleccionadas, lo cual le permitió al profesor solicitar su pase a escalafón al recibir las cartas de aceptación. En febrero de 1998 recibió la notificación de la USB de ingreso al escalafón.
Productividad del grupo:
Tres de los participantes se encontraban en la Etapa de Generación y cinco en la Etapa de Escritura; ninguno de los participantes estaba en la Etapa de Ejecución. Todos lograron su meta inicial o la superaron, excepto uno de los participantes en etapa de generación, quien sólo alcanzó parcialmente la meta inicial, aún cuando obtuvo otros productos. Todos los participantes lograron un producto adicional que no había sido planificado: un ensayo de presentación efectiva. El promedio de páginas de los productos finales presentados por los participantes que iniciaron el taller en etapa de generación (11 páginas) fue menor que el promedio de páginas de los productos finales (51,6 páginas) de los que iniciaron en etapa de escritura. El promedio de tiempo calculado para escribir una página en este grupo, se situó alrededor de una hora y 57 minutos. Sin embargo, en el grupo que se encontraba en Etapa de Generación, la inversión de tiempo para escribir una página fue mucho mayor (cinco horas, cinco minutos), que para el grupo que se encontraba en Etapa de Escritura (una hora, 33 minutos). En el grupo, el tiempo requerido para cumplir objetivos de investigación así como para escribir páginas, fue mayor que el tiempo planificado. Esta diferencia podría estar relacionada con las características de los objetivos planificados según la etapa de investigación y la destreza que se adquiere como producto de la escritura sostenida. En general, la productividad del grupo triplicó la meta inicial: el grupo planificó obtener nueve productos finales y al concluir el programa obtuvo 28 productos finales (proyectos de investigación, artículos científicos, entre otros.)
Otros resultados:
Hasta el presente, el Grupo de Creatividad y Productividad ha dirigido 17 grupos con el Programa de Gerencia de Investigaciones (GEPI): ocho bajo el Sistema de Supervisión de Trabajos de Grado, en la Universidad Simón Bolívar, en los postgrados de Psicología, de Ingeniería de Yacimiento, Gerencia en Telecomunicaciones y Auditoría de Estado. Con el Sistema de Apoyo al Personal Académico se han desarrollado seis grupos, cuatro en la Universidad Simón Bolívar y dos en la Universidad Central de Venezuela. Con el Sistema de Gerencia Personal y Organizacional, han participado tres grupos. Las experiencias realizadas demuestran que las personas que participan en el Sistema de Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI), cumplen mayor número de tareas orientadas a la consecución de sus proyectos, logran mayor número de productos en menor tiempo y el número de proyectos concluidos y presentados a las coordinaciones de postgrado e instancias académicas (trabajos de ascenso, tesis, programas de especialidad) aumenta significativamente.
Los porcentajes de permanencia en los grupos se mantienen sistemáticamente bajo la supervisión ofrecida por el Programa. Además aprenden a identificar y a modificar los síntomas asociados al síndrome TMI y desarrollan destrezas para aplicar el sistema en otros proyectos de su vida. Todos los participantes supervisados reportan altos niveles de satisfacción por la productividad observada, las destrezas desarrolladas y el autoconocimiento adquirido en cuanto a sus destrezas como investigadores.Actualmente se realiza el seguimiento de estos grupos, a fin de obtener resultados sobre el avance de sus proyectos después de haber concluido su participación en el Programa y estar desarrollado su conducta de investigar y escribir en forma autónoma. Además de obtener datos sobre las destrezas en la aplicación de la metodología aprendida a otros proyectos académicos, laborales o personales. Los resultados del seguimiento realizado hasta ahora respecto al SIAPAC y al SUPI, muestran que los participantes que ingresan al sistema en la primera etapa de investigación y no participan en el sistema para la segunda etapa, emplean las herramientas aprendidas con resultados positivos pero invierten más tiempo que el planificado en lograr sus objetivos, con mayor gasto de esfuerzo y energía. Expresan la conveniencia de participar en el grupo de apoyo por el compromiso que implica y la motivación que genera.
5. Conclusiones
El Programa de Gerencia de Proyectos de Investigación (GEPI), ofrece una alternativa efectiva para incrementar la productividad en la investigación a nivel individual, grupal y organizacional. Además de una respuesta oportuna a las exigencias de asesoramiento en el área. Esta línea de investigación y los programas de intervención aplicados, contribuyen de manera significativa al desarrollo de la reciente psicología de la investigación (Casado, 1999), como campo de investigación e intervención psicológica. Su aplicación y evaluación aporta información útil para contribuir con las instituciones educativas en la organización y optimización de los recursos disponibles para apoyar a los diferentes sectores de la población universitaria, reducir significativamente el tiempo, esfuerzo y recursos invertidos en la investigación y aumentar el nivel de satisfacción ante la misma.
Por otro lado, el Programa GEPI, ofrece una forma efectiva para asesorar mayor número de estudiantes y profesores en menor tiempo, aumentando la productividad y la satisfacción de los participantes. Además de favorecer el desarrollo de destrezas de autogerencia en los participantes, aplicables a la supervisión de proyectos a largo plazo de diferente naturaleza y contexto.
La sinergia que se produce en los grupos que participan en el sistema, genera mayor productividad y satisfacción por las tareas cumplidas, favorece el espíritu de trabajo en equipo y la amplitud de las perspectivas para abordar los problemas, la selección de metodologías y técnicas para analizar resultados de investigación, toda vez que se intercambian ideas con un equipo multidisciplinario de profesionales orientado a la tarea, en una atmósfera de cooperación y confianza.
Con ello se está promoviendo un cambio de paradigma en la enseñanza de la investigación y se está promoviendo la investigación a través de equipos multidisciplinarios, al dirigir los esfuerzos hacia el proceso de investigación, más que al producto de ésta; bajo la premisa que investigar, escribir, publicar y supervisar son conductas factibles de aprenderse con altas probabilidades de éxito, pueden producir elevados niveles de satisfacción y pueden realizarse en un contexto de grupo. Se pone de manifiesto que al aprender estos comportamientos se están adquiriendo estrategias para la vida, pues al definir los proyectos de investigación como proyectos a largo plazo, en los cuales se requieren destrezas específicas para la investigación, habilidades creativas y de solución de problemas, se está proveyendo a los participantes de herramientas para realizar los incontables proyectos a corto, mediano y largo plazo, que tendrá que realizar a lo largo de su vida.
Bibliografía: monografías.com
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